Die Prozedur Schritt für Schritt

Wer macht was?

Die Akteure

In der gesamten Prozedur der arbeitsmedizinischen Vorsorge gibt es 4 Akteure:

Vorgesetzte
Mitarbeiter*innen
Personalabteilung und
die Betriebs?rztin

Niemand in der Liste au?er dem / der Vorgesetzten wei? wom?glich von seinem / ihrem Glück. Der oder die Vorgesetzte ist verantwortlich für die Gesundheit seiner / ihrer Mitarbeiter*innen und deshalb auch für die Anmeldung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Der / die Vorgesetzte muss deshalb auch anhand der Gef?hrdungsbeurteilung (und den Leitf?den zur Ermittlung der Vorsorge) herausfinden, welche Mitarbeiter*innen zu welcher Vorsorge angemeldet werden müssen (Pflichtvorsorge) oder wem welche Vorsorge angeboten werden muss (Angebotsvorsorge).

Falls Sie Mitarbeiter*in sind und nicht wissen, ob Sie zu einer Vorsorge müssen oder ob Ihnen eine solche angeboten werden muss, fragen Sie Ihre(n) Vorgesetzte(n) danach.

Falls Sie Vorgesetzte(r) sind, erfahren Sie hier, was Sie tun müssen.

Schritt 1: Die Ermittlung

Welche Vorsorge darfs denn sein?

Im ersten Schritt nehmen Sie die Gef?hrdungsbeurteilung zur Hand, die Sie (hoffentlich) für die T?tigkeiten und Arbeitspl?tze Ihrer Mitarbeiter*innen erstellt haben. Falls der Begriff Gef?hrdungsbeurteilung für Sie neu ist, klicken Sie hier, um sich zu informieren. Falls Sie noch keine Gef?hrdungsbeurteilung erstellt haben, sollten Sie das schnellstm?glich tun.

Aus der Gef?hrdungsbeurteilung ergeben sich in der Regel bereits die Voraussetzungen für eine arbeitsmedizinische Vorsorge, also ob die Vorsorge notwendig ist oder nicht. Sie k?nnen gerne die zus?tzlichen Leitf?den zur Ermittlung verwenden. Für die sp?tere Anmeldung zur Vorsorge bzw. zum Ausfüllen des Formulars ben?tigen Sie die sogenannten Vorsorgeanl?sse oder gegebenenfalls die bisherigen Grunds?tze (G-Nummern). Dies herauszufinden ist noch relativ leicht und schnell zu erledigen. Es muss allerdings noch angegeben werden, ob es sich um eine Angebotsvorsorge handelt oder um eine Pflichtvorsorge.

Als Faustregel gilt: Pflichtvorsorge immer dann, wenn es sich um krasse Gefahrstoffe handelt oder teils extreme Arbeitsbedingungen. Falls für die T?tigkeit Arbeitsplatzgrenzwerte bestehen, kann es m?glich sein, dass sowohl Angebots- als auch Pflichtvorsorgen m?glich sind. Angebot dann, wenn zwar Gef?hrdungen bestehen, aber voraussichtlich keine Grenzwerte überschritten werden. Pflicht dann, wenn voraussichtlich Grenzwerte erreicht oder sogar überschritten werden k?nnen.

In der Liste der Anl?sse und Grunds?tze kommen Sie schon sehr weit. Falls das nicht ausreicht, nehmen Sie sich die entsprechende DGUV Information zur Hand. Im Zweifel dürfen Sie natürlich auch gerne bei der Betriebs?rztin nachfragen.

Schritt 2: Die Anmeldung

Ganz einfach mit dem neuen online-Formular

Nachdem Sie alle n?tigen Informationen gesammelt haben, füllen Sie das online-Formular aus. Das Formular besteht der ?bersichtlichkeit halber aus 3 Seiten (Reitern).

Auf Seite 1 tr?gt der / die Anmelder*in seine / ihre Informationen ein. Dies ist für die Benachrichtigung der Ansprechperson wichtig. Es kann ja sein, dass Sie als Vorgesetzte(r) die Anmeldung nicht selbst vornehmen. Zus?tzlich werden Fachbereich, Arbeitsgruppe des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin, Vorgesetze(r), Datum und Postfach eingetragen. Das macht es der Personalabteilung leichter, die Anmeldedaten zu verwalten.

Auf der Seite 2 werden die Daten des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin eingetragen, Geburtsdatum nicht vergessen!

Auf Seite 3 folgen nun der oder die Vorsorgeanl?sse. Bis zu 3 Anl?sse pro Person sind m?glich. W?hlen Sie den Anlass aus der Dropdown-Liste aus. Darunter geben Sie per Radio-Button an, ob es eine Pflicht- oder Angebotsvorsorge ist und im Textfeld beschreiben Sie kurz mit ein paar Stichworten die T?tigkeit, für die die Vorsorge notwendig ist oder angeboten werden soll. Falls Sie sich unsicher sind, welche Art der Vorsorge Sie w?hlen müssen, k?nnen Sie unsere kleine Vorsorge App zu Hilfe nehmen.

Am Ende senden Sie das Formular per Mausklick ab. Sie erhalten zun?chst eine ?bersicht der eingegebenen Daten mit der Bitte um Prüfung ob alle Daten korrekt sind. Danach best?tigen Sie mit "weiter". Es ?ffnet sich eine Best?tigungsseite mit derselben ?bersicht, die nun nicht mehr ge?ndert werden kann. Gleichzeitig bekommen Sie eine Best?tigungsnachricht (bzw. der Anmelder / die Anmelderin) und es wird eine Nachricht an die Personalabteilung gesendet, dass eine neue Anmeldung vorliegt.

Bitte beachten Sie: Es kann jeweils nur eine Person gleichzeitig zur Vorsorge angemeldet werden! Falls mehrere Personen angemeldet werden sollen, müssen Sie das Formular erneut ausfüllen. Aber keine Sorge: Das Formular hat sich die bisherigen Angaben gemerkt. Sobald Sie den Anfangsbuchstaben z.B. des Fachbereichs angeben, k?nnen Sie den kompletten vorherigen Entrag aus einem kleinen Feld unterhalb des Eingabenfeldes ausw?hlen.

Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiterin / Ihren Mitarbeiter über die Anmeldung!

zum online-Formular

Schritt 3: Die Einladung

Sie werden eingeladen!

Wenn Sie Vorgesetzte*r oder Anmelder*in sind, ist Ihre Aufgabe (fast) erledigt.

Die Einladung gilt natürlich für Sie als Mitarbeiter*in und wird kurz nach der Anmeldung durch die Personalabteilung an Sie per Hauspost im verschlossenen, pers?nlichen Umschlag versendet. In dieser Einladung wird Ihnen mitgeteilt

dass Sie zur arbeitsmedizinischen Vorsorge müssen oder dürfen (je nach Angebot oder Pflicht)
für welche Anl?sse Sie eingeladen wurden und
Sie werden gebeten, selbst proaktiv einen Termin für die Vorsorge mit der Betriebs?rztin zu vereinbaren

Bitte beachten Sie: Falls es sich um eine Pflichtvorsorge handelt, müssen Sie einen Termin vereinbaren und diesen auch wahrnehmen. Falls Sie das nicht tun, kann das unter Umst?nden arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Eine Angebotsvorsorge w?re hingegen ein Angebot, das Sie ablehnen k?nnen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Schritt 4: Der Termin

Ein informatives Gespr?ch

Wichtig vorab: Dies ist ein Gespr?ch und erstmal keine Untersuchung. Niemand kann Sie zwingen, sich ?rztlich untersuchen zu lassen, h?chstens empfehlen. Ob Sie sich untersuchen lassen wollen, entscheiden nur Sie alleine und sonst niemand.

Auch wichtig: Das Gespr?ch findet w?hrend der Arbeitszeit statt. Sie müssen keinen Urlaub nehmen und Ihr(e) Vorgestzte(r) muss Sie dafür freistellen.

Falls es sich um eine Pflichtvorsorge handelt, ist es wichtig, dass Sie zum Termin erscheinen. Falls Sie den Termin nicht wahrnehmen k?nnen, sagen Sie ihn ab, aber nicht ersatzlos. Vereinbaren Sie einen neuen. Wenn Sie einfach fernbleiben, ohne dies mitzuteilen oder einen neuen Termin zu vereinbaren, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Falls Sie eine Angebotsvorsorge nicht wahrnehmen k?nnen, sagen Sie bitte ab. Dies w?re h?flich!

Bringen Sie zum Termin Ihr Einladungsschreiben mit.

In diskreter Artmosph?re wird die Betriebs?rztin zusammen mit Ihnen einen Anamnesebogen ausfüllen, also Ihre "Gesundheitsgeschichte" mit einigen wenigen Fragen dokumentieren. Leiden Sie unter Allergien, nehmen Sie Medikamente, sind Sie Raucher*in? Es handelt sich um Fragen, die für die Einsch?tzung Ihres derzeitigen Gesundheitszustandes wichtig sind. Je nach Vorsorge, für die Sie angemeldet sind bzw. je nach T?tigkeit, die Sie ausführen sollen, ist Ihr Gesundheitszustand m?glicherweise die Voraussetzung für eine weitere oder ganz neue T?tigkeit.

Je nach Vorsorgeanlass werden Sie eventuell gebeten, sich die Lunge abh?ren zu lassen (halten Sie bitte mal die Luft an, sagen Sie mal "aaaaaa"). M?glicherweise empfiehlt die ?rztin, sich eingehender untersuchen zu lassen, z. B. eine Blutuntersuchung oder R?ntgenaufnahme (letztere in der Klinik).

Das ganze dauert ca. 15 bis 20 Minuten. Am Ende bekommen Sie eine Best?tigung, dass Sie den Termin wahrgenommen haben. Für Ihre Unterlagen und ggf. als Nachweis für Ihre(n) Vorgesetzte(n).

Schritt 5: Das Ergebnis

Tag der Wahrheit

M?glicherweise wurde Ihnen das Ergebnis der Anamnese bzw. der kurzen Untersuchung bereits am Ende des Termins mitgeteilt. Falls eine Blutuntersuchung erfolgt ist, kann dies ein paar Tage auf sich warten lassen.

In erster Linie dient die Vorsorge der Erhaltung Ihrer Gesundheit, also der Frage, ob die M?glichkeit besteht, dass sich eine T?tigkeit negativ auf Ihre Gesundheit auswirken kann. Dazu wurden Sie im Gespr?ch bereits beraten und informiert. Nun kommen 2 M?glichkeiten in Frage:

Alles ist gut: Sie k?nnen die geplante T?tigkeit ohne Risiko ausüben.

Nicht alles ist gut: Eventuell sollten Sie die geplante T?tigkeit lieber nicht ausüben oder dies wird sogar ausgeschlossen, z. B. aufgrund einer Vorerkrankung, Schwangerschaft etc.

Sie erhalten in jedem Fall ein Attest über die erfolgte Untersuchung mit dem Ergebnis. Dieses Schreiben ist alleine für Sie und für niemanden sonst!

Falls Sie die geplante T?tigkeit auf ?rztlichen Rat nicht ausüben sollten oder dürfen

darf dies keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen für Sie haben und
Ihr(e) Vorgesetzte(r) muss darüber informiert werden.

Die Betriebs?rztin ist wie alle ?rzte an die Schweigepflicht gebunden. Deshalb erhalten Sie in jedem Fall eine Bescheinigung (?hnlich wie die Arbeitsunf?higkeitsbescheinigung beim Hausarzt) zur Vorlage beim Arbeitsgeber. Darin steht, dass Sie die T?tigkeit nicht ausüben k?nnen, aber nicht warum.

Es spricht aber nichts dagegen, wenn Sie Ihre(n) Vorgestzte(n) pers?nlich informieren. Sie müssen keine Details verraten.

Schlie?lich informiert die Betriebs?rztin die Personalabteilung darüber, dass und wann Sie an der Vorsorge teilgenommen haben. Diese dokumentiert den Vorgang und wird Sie ggf. automatisch zu einer (regelm??igen) Wiederholungsvorsorge einladen.